Как работать с дебиторской задолженностью

Статья на тему: "Как работать с дебиторской задолженностью" написанная понятным языком. Поскольку каждый конкретный случай уникальный, то у вас могут возникнуть дополнительные вопросы. Их вы всегда можете задать дежурному специалисту.

Как работать с дебиторской задолженностью

МЕЖДУ СЦИЛЛОЙ И ХАРИБДОЙ ИЛИ КАК УПРАВЛЯТЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ.
Пустынникова Ю.М.
Управление сбытом №2, 2006

С развитием сетевой розницы проблема дебиторской задолженности у производителей и дистрибуторов потребительских товаров стала обостряться. В b2 b-секторе эта проблема всегда была достаточно актуальной: длительный цикл реализации заказа или проекта, зависимость от бюджетных поступлений крупных государственных заказчиков – это постоянная объективная реальность, с которой приходится работать. Однако размер дебиторской задолженности зависит не только от объективных обстоятельств, но и от того, насколько грамотно выстроена работа компании в этой области. В этой статье мы рассмотрим те меры, которые используются компаниями для сокращения размера и срока дебиторской задолженности.

Все уже случилось
В своей практике мы регулярно сталкиваемся с тем, что компании либо принципиально не создают дебиторскую задолженность, работая по 100% предоплате (но таких сейчас единицы), либо, что чаще, воспринимают дебиторскую задолженность как нечто фатальное и неотвратимое, а потому лишь ограничиваются вялыми попытками вернуть просроченные долги, а то и вовсе сознательно и планово идут на увеличение объемов и сроков «дебиторки». И такое «буддистское» отношение сохраняется до тех пор, пока проблема не достигнет угрожающих размеров.

Второй важный момент в работе с дебиторской задолженностью – это организация всего процесса. Типичные управленческие ошибки, с которыми мы сталкиваемся в этой сфере таковы:

  • Руководитель только проверяет объем и время просрочки дебиторской задолженности, а после этого «пропесочивает» «нерадивых» продавцов.
  • Руководитель вводит механизм премирования или депремирования по дебиторской задолженности и пускает дела на самотек, предоставляя менеджерам самим контролировать себя.

В первом случае применяется только моральное воздействие, а во втором — только материальное и везде руководитель устраняется от проблемы, конструктивные решения сложных случаев не ищутся, продавцы не чувствуют поддержки со стороны руководителя. Они остаются с проблемой один на один. Второй вариант встречается несколько реже, чем первый. Вообще, ситуация работы с дебиторской задолженностью нередко провоцирует руководителя на авторитарный стиль управления. Соблазн возложить всю ответственность за объем «дебиторки» на менеджеров по продажам и провести с ними «воспитательную расправу» очень велик. Но не стоит забывать, что ответственность руководителя в данном случае не меньше (ведь он проглядел проблему, дождался, пока она примет особо неприятный характер). Поэтому лучше все же начать работу в конструктивно-демократическом стиле и привлечь продавцов к выработке решения проблемы – ведь они тоже чувствуют свою вину и хотят исправить положение. К тому же в качестве союзников менеджеры будут гораздо эффективнее, чем в качестве «отрабатывающих повинность». По нашему опыту, максимального эффекта можно добиться, организовав работу по сбору дебиторской задолженности следующим образом:

  1. Руководитель поручает менеджерам по продажам подготовить данные по дебиторской задолженности их клиентов (если клиенты не закреплены за менеджерами, то руководитель может попросить финансовую службу подготовить необходимые данные по клиентам компании в целом). Сбор информации должен идти по следующим параметрам:

Таблица 1. Параметры сбора информации о дебиторской задолженности.

Менеджер _____________________ Дата ____________________

Клиент

Объем дебиторской задолженности, руб.

% от общего объема дебиторской задолженности

Срок погашения дебиторской задолженности

Просрочка (дней)

Примечания о клиенте

В графе примечания указываются причины неуплаты, особые договоренности с клиентом и прочие важные для принятия решения о дальнейших шагах сведения.

Материальное стимулирование также имеет серьезное значение на данном этапе. Стимулирование по работе с дебиторкой может строиться несколькими способами. В случае, если в компании уже существует приличный объем просроченной дебиторской задолженности, то используют механизм премирования за возвращение дебиторской задолженности. При выполнении плана по возвращению дебиторской задолженности менеджеры получают дополнительное вознаграждение, а при не выполнении – не только лишаются «приработка», но и теряют часть основной премии (за объем продаж, например). При использовании этого подхода, вознаграждение может быть выстроено и как сумма бонусов, и как доля процента от возвращенных денег. Если вы будете использовать процентную схему, то продавцы, скорее всего, будут заинтересованы в возвращении в первую очередь крупных долгов, если же это будет бонус за каждый возвращенный долг, то они начнут работу с тех клиентов, с которых получить возвращение «дебиторки» проще всего. Однако, такая схема применима лишь на небольшом участке времени и только в форс-мажорных обстоятельствах. Если применять ее в обычной жизни, продавцам будет выгодно создавать долги, а потом их героически возвращать и получать за это премию.

Но, если в целом работа с возвращением дебиторской задолженности не напоминает в вашей компании «кровавое воскресенье», то положительное стимулирование можно и не применять, ограничившись депремированием. Либо премировать за соблюдение норм дебиторки по срокам и объемам (норма может быть установлена единая на всю компанию, например, не более 15 дней, либо индивидуализированная – в соответствии с договором с клиентом)

Стимулирование же бухгалтеров и юристов лучше выстроить в виде фиксированных бонусов за возвращение каждого долга – ведь вне зависимости от того, какова сумма, они проделывают примерно одинаковую работу, при этом исправляя чужие ошибки.

Пока не началось
Затронув вопрос построения системы стимулирования при работе с дебиторской задолженностью, мы плавно перешли к обсуждению превентивных мер.

Так, например, совершенно не обязательно дожидаться финансового кризиса, чтобы ввести в систему оплаты труда продавцов стимулирование за работу с дебиторской задолженностью. Это вполне можно использовать в качестве профилактики.

Одним из наиболее простых, распространенных и весьма действенных методов профилактики при работе с дебиторской задолженностью является система частичной предоплаты и регулярных промежуточных платежей. Такая схема выгодна для обеих сторон – и для клиента, и для продавца. Один получает рассрочку платежа, другой – снижает риски неполучения денег и уровень их обесценивания в процессе ожидания платежа.

Читайте так же:  Что будет неплательщику алиментов

Далее в рейтинге популярности следует проверка службой безопасности клиентов на благонадежность. Метод очень хороший, если у вас есть служба безопасности, способная его применить. Те, кто пока не обзавелся СБ, тоже нередко проверяют клиентов, но это уже «разведка боем»: новый клиент работает по особым условиям на первые 3 отгрузки – размер обычной предоплаты увеличивается, скидки не предоставляются. Такой «разведывательный» режим применяют и те, кто способен навести справки о своих партнерах – «береженого Бог бережет». Однако, это еще не вся «солома», которую можно и нужно подстелить. Ведь часто, чем больше доверия поставщик испытывает к клиенту, тем на большие уступки с развитием отношений он может пойти. А клиент может, в конце концов, не устоять перед искушением. Или столкнуться с непредвиденными обстоятельствами – для поставщика это уже все равно, деньги он теряет в любом случае. Поэтому даже если вы работаете с проверенными клиентами, не увлекайтесь «индивидуальным подходом» — в работе с клиентами все же необходимо устанавливать определенные рамки.

И лучше, чтобы эти рамки были оформлены не только внутренними положениями (например «о ценовой политике» или «о предоставлении скидок и рассрочек платежей»), но и юридическими документами. В первую очередь грамотно составленными договорами. Правовому аспекту необходимо уделять особое внимание, потому что только грамотно составленный договор может хоть как-то помочь вам в случае, если клиент отказывается выполнять свои обязательства. Работать же вовсе без договоров, какими бы славными ни были ваши отношения с клиентами («вы отгрузите, а договор мы оформим чуть позже, нам срочно надо»), нельзя категорически. Точно так же как неразумно отгружать вторую-третью партию товара в кредит, когда с вами еще не расплатились за предыдущие.

Кроме того, очень полезно свой «опыт – сын ошибок трудных» воплотить в виде листа стоп-факторов для продавцов, в котором перечислить основные признаки/симптомы злостных неплательщиков (особенности организации бизнеса, типичное поведение). Это позволит продавцам уже после первых контактов определить потенциально опасных клиентов и предложить им максимально безопасные для вашей компании условия сотрудничества. Либо просто отказаться от сотрудничества, если по слишком большому количеству стоп-факторов клиент напоминает злостного неплательщика.

При этом для составления такого списка можно просто устроить мозговой штурм и, путем обсуждения и обобщения опыта сотрудников отдела продаж и службы безопасности, составить перечень типичных признаков неплательщиков, а можно подкрепить эту экспертизу еще и анализом клиентской базы.

Основным преимуществом использования этого трудоемкого метода является возможность не только составить признаки типичного неплательщика, но и определить образ клиента, аккуратного в своих платежах, научиться выявлять и тех и других более точно и разработать разные условия сотрудничества для этих групп клиентов. Если провести сортировку клиентской базы сразу по двум параметрам – объем закупок и аккуратность платежей, проанализировав результаты, можно будет вычленить группу, которая по соотношению этих двух факторов является оптимальной для вашей компании. Например, в этой группе могут оказаться клиенты, которые делают регулярные закупки среднего объема и не задерживает платежи более чем на неделю, от оговоренного срока (тогда как для крупных клиентов может быть характерна просрочка платежей на 1,5-2 месяца). Более детальный анализ позволит понять, какие еще параметры объединяют ваших наиболее выгодных клиентов и отличают от всех остальных: возможно у них сходным образом организован бизнес (например, среднего размера региональные оптовики), или они ориентированы на один и тот же ассортимент продукции (кроме вашего товара, торгуют еще и дополнительными) и так далее.

Пример 1. После проведения анализа клиентской базы, компания, выпускающая чай, обнаружила, что лучшими ее клиентами являются отнюдь не крупные дистрибуторы чая и кофе, а оптовики, торгующие всем спектром бакалейной продукции. Это существенным образом повлияло на политику продаж данной компании.

Выявив такой «букет» характеристик, вы можете переориентировать политику привлечения клиентов на клиентов, максимально отвечающих уточненному целевому образу. Кроме того, имеет смысл внести изменения в систему стимулирования ваших дилеров:

  • предложить лучшим клиентам скидки или накопительные товарные бонусы за аккуратность платежей.
  • вручать призы за отсутствие задолженностей,
  • взять на себя часть расходов по транспортировке или организовать промо-поддержку продаж и в их регионе и множество других способов поощрения.

По нашим наблюдениям этот метод редко используется вне FMCG сферы, а зря, потому что поощрение лучших клиентов не только благотворно влияет на состояние дебиторской задолженности у поставщика, но и вообще работает на укрепление отношений с клиентами, повышает их лояльность.

Умный гору обойдет
Но далеко не всегда попытки решить проблему дебиторской задолженности, находясь в рамках существующего бизнеса и существующей стратегии способны решить проблему с достаточно ощутимым результатом. Нередко для того, чтобы обеспечить компании «финансовую подушку безопасности» приходится диверсифицировать бизнес и искать наши рынка, в которых проблема задержки платежей стоит не так остро, как в вашей.

Пример 2. Компания, работающая на рынке товаров медицинского назначения (расходные материалы для лабораторий) сильно страдала от ярко выраженной сезонности спроса и задержек платежей своих клиентов – государственных медучреждений. Пики продаж и оплат приходились четко на те месяцы, когда в медучреждения поступала очередная порция бюджета. В остальное же время поток денежных средств превращался в тонкий ручеек. Понимая, что такая ситуация характерна для всех медучреждений, компания начала продумывать выход в смежные ниши рынка. Так были налажены контакты с пищевыми производствами, ветеринарной службой и даже производствами удобрений, использовавшими пробирки в качестве упаковки для своей продукции. Выход на новые рынки сбыта позволила компании сгладить сезонность и выровнять входящий поток платежей.

Нередко выход в эти соседние ниши напрямую связан с изменением в ассортименте компании. Зачастую идеи того, что именно необходимо изменить в ассортименте и на какие ниши следует обратить внимание, лежат на поверхности, а то и вовсе «валяются под ногами».

Читайте так же:  В какие органы подавать на алименты

Пример 3. Компания, предлагающая на российском рынке промышленную отопительную технику западного производства, воспринимало большой объем дебиторской задолженности как непреложный факт. С тех пор, как компания начала работать с крупными строительными компаниями и выиграла тендер на поставку отопительного оборудования для замены устаревшего для ЖКХ, выросла и доля просроченной дебиторской задолженности. Это сподвигло компанию развивать потребительский сегмент отопительного оборудования, который ранее рассматривался как сугубо неприоритетный и непрофильный. Результаты продаж превзошли самые смелые ожидания – техника пользовалась очень большим спросом и частные покупатели платили сразу «живыми деньгами», поэтому дилеры (монтажные организации), через которых компания осуществляла продажи, стали брать котлы для частного сектора по предоплате.

Как видим, даже такая «ужасная» проблема, как возвращение дебиторской задолженности имеет массу разнообразных решений, которые можно разным образом сочетать, в зависимости от текущей ситуации и особенностей бизнеса. Главное – это верить в победу, и тогда все будет получаться.

Источник: http://www.axima-consult.ru/stati-debit.html

Методы управления дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность представляет собой суммарное выражение долговых обязательств, причитающихся предприятию от компаний, которые выступают в качестве контрагентов. Данные организации, в число которых могут входить различные фирмы, компании и банки, являются должниками по отношению к предприятию, оказавшему им определенные услуги или реализовавшему товар.

Другими словами, предприятие выдало покупателям дебет. Дебиторка образуется тогда, когда услуги или товар получены фирмами в соответствии с договором, а проплата за них произведена еще не была. В данной статье мы рассмотрим этапы, проблемы управления дебиторской задолженности на предприятии и пути их решения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28

Это быстро и бесплатно !

Классификация

Дебиторская задолженность относится к имущественному праву РФ и классифицируется по времени погашения. Она может быть:

Краткосрочная задолженность предполагает срок погашения до 1 года, а долгосрочная – более.

Кроме того, дебиторка может быть:

Нормальной задолженность считается при получении регулярных авансовых платежей, а просроченной, когда оплата за оказанные услуги или товар не поступила в оговоренные договором сроки.

Образовавшийся долг временно погашается за счет собственных средств предприятия. По сути дела, потери такого дохода являются косвенными.

Обеспечение дебиторской задолженности осуществляется посредством грамотного управления. Для более детального понимания вопроса целесообразно рассмотреть методы и стратегии управления ею.

Этапы управления

Классическое управление дебиторской задолженностью на предприятии осуществляется последовательно и включает в себя основные этапы:

  1. Планирование включает в себя постановку цели предприятия, определение его внутренней политики и разработку стратегических действий.
  2. Организационный этап предполагает принятие координационных мер: группировку и распределение функциональных действий, предоставление прав и обязанностей ответственным лицам.
  3. Мотивация проводится с целью стимулирования деятельности, включает человеческий фактор и определяет поведенческие моменты для людей.
  4. Контроль за управлением просроченной дебиторской задолженностью является заключительным этапом, и предполагает проведение сравнительного анализа фактических данных с теми, которые предусмотрены по стандарту.

Особенности управления дебиторской задолженностью

Порядок работы с дебиторкой разработан в положении предприятия о работе с дебиторской задолженностью. Первостепенное значение для каждой организации имеет своевременное выявление сумм непогашенного долга. При обычном раскладе сверка сроков проводится в соответствии с договорами.

Если же договора во время сделок не были заключены, то сроком возникновения дебиторской задолженности считается следующий месячный период после осуществления поставки продукции предприятию, выступающему в качестве дебитора.

В конце каждого месяца бухгалтерией предприятия формируются реестры по подразделениям, в которые включены контрагенты, являющиеся должниками. Списки передаются руководителям этих подразделений, которые обязаны провести сверку данных, выявить ошибки, обосновать их, и составить служебные записки. Последние являются основанием для внесения изменений в реестры по кредиторской задолженности предприятия.

Следует иметь в виду, что на практике существуют случаи, когда в реестрах высвечиваются фактически погашенные суммы. Такое происходит тогда, когда перечисленные денежные средства не подкреплены соответствующими первичными документами. При данном раскладе в служебной записке должна содержаться информация о сроках предоставления недостающих документов или указана причина о невозможности их получения.

Реестры корректируются в соответствии с фактическими данными, после чего документы рассматриваются на совещании.

Кто несет ответственность?

По каждой хозяйственной операции назначаются ответственные лица, за которыми закрепляются суммы дебиторского долга с целью принятия мер для его полного погашения. В случае временного отсутствия или увольнения ответственного сотрудника, на его место назначается новый. Руководителю вменяется в обязанности контроль за ситуацией вплоть до ее разрешения.

Уволить работника или отправить его в отпуск разрешается только после передачи документации вновь назначенному лицу. Если новый работник не был назначен ответственным вовремя, то эти обязанности ложатся непосредственно на руководителя данного подразделения.

При учете бартера и взаимозачетов по данным операциям так же назначаются ответственные лица. С момента отгрузки товара ответственность за погашение долга несет покупатель. Поставщик же обязан предоставить ему все необходимые документы.

Порядок работы с просроченной задолженностью

Отдельного внимания заслуживает содержание служебной записки о просроченной дебиторской задолженности. Документ должен содержать:

  • наименование и аббревиатуру фирмы, выступающей в качестве должника;
  • дату появления долга;
  • его размер;
  • срок погашения;
  • признана ли сумма долга фирмой-кредитором;
  • наличие актов сверки;
  • принимались ли меры для погашения долга и какие именно;
  • были ли направлены претензии должнику;
  • заключение юротдела о взыскании долга в судебном порядке с применением штрафных санкций.

В процессе управления просроченной дебиторской задолженностью проводятся совещания по экономике предприятия, где решаются следующие вопросы:

  • суммы долга по конкретным предприятиям;
  • причины возникновения дебиторской задолженности;
  • предложения по принятию мер с целью ее погашению;
  • возможности решения вопросов в судебном порядке и так далее.

В некоторых случаях может быть принято решение передать сведения в службу безопасности или в юротдел.

Отчеты о предпринятых мерах составляют руководители подразделений данного предприятия. Свертыванием кредиторской и дебиторской задолженности, то есть ее списанием, как при наличии погашения, так и в случае невозможности осуществить данную операцию, занимается финансовый отдел.

Читайте так же:  Бух учет кредиторской задолженности

Способы управления дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью во многом зависит от политики предприятия, предполагающей проведение отсрочки ее погашения для определенной категории покупателей. Контрагенты распределяются по группам по объемам продаж и количеству совершаемых операций.

Грамотная организация финансовой политики позволяет провести качественный анализ взаиморасчетов с покупателями, выступающими в качестве дебиторов. Это дает возможность оперировать данными и разрабатывать стратегии по возвращению долгов, а также применять методы по их снижению.

Долгосрочные договорные отношения с некоторыми контрагентами предполагают планирование поступления платежей. Самым эффективным методом борьбы с дебиторской задолженностью является ее возврат.

За счет этого предприятиям удается добиться увеличения резервов за сравнительно небольшой промежуток времени. При наличии дефицита у компании-покупателя, возврат дебиторки является самым верным вариантом, при помощи которого возможно привести в порядок баланс оборотных активов.

Факторинг дебиторской задолженности

Одним из самых современных методов, предназначенных для управления долговыми обязательствами, является факторинг дебиторской задолженности. В данном случае предполагается продажа прав на ее требование. Факторинг обеспечивает быстрое получение финансовых средств от контрагентов, являющихся покупателями, что исключает образование долговременной дебиторской задолженности. При этом сроки проплат указываются в договорах поставки.

Посредством административного управления оформление документации значительно упрощается. То же самое можно сказать о процедуре факторинга, при которой отсутствует необходимость в контроле погашения дебиторской задолженности и упрощается составление отчетов по поставкам и продажам.

Посредством факторинга возможно обеспечить минимизацию суммарных обязательств предприятий-покупателей, а также предложить выгодные условия использования банковских кредитов и увеличить список постоянных клиентов.

Помимо всего прочего, дебиторская задолженность при факторинге не затормаживает оборачиваемость.

Просроченная дебиторская задолженность — взыскание и списание

Дебиторская задолженность по своей сути является достаточно выгодной, причем как для должника, так и для кредитующей стороны. Данная система кредитования позволяет должнику пользоваться оборотными средствами в большем объеме. Кроме того, он получает возможность пользоваться «кредитом» без уплаты процентов. Предприятие, выступающее в качестве продавца, расширяет рынок сбыта и увеличивает количество клиентов.

В бухгалтерии существует такое понятие, как сомнительная дебиторская задолженность, возникновение которой обусловлено неуплатой за полученную продукцию, выполненную работу или оказанную услугу.

При этом гарантия того, что долговое обязательство будет погашено, отсутствует. Таким образом есть все основания полагать, что сомнительная дебиторка станет безнадежной, которая со временем превращается в не подлежащий к взысканию долг.

Данная сумма не погашается и списывается по истечению срока давности. Дебиторская задолженность может возникнуть в случае прекращения функционирования фирмы-покупателя при ее ликвидации.

Порядок взыскания и списания дебиторской задолженности регламентируется ГК Российской Федерации.

На данный момент существует два способа взыскания дебиторки:

  1. Добровольное взыскание осуществляется на основании претензионного письма, которое кредитор отправляет должнику. С целью обеспечения благоприятного исхода, в случае возникновения подобной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу.
  2. Принудительное взыскание осуществляется после подачи заявления в арбитраж от предприятия-поставщика. В данном случае вопрос решается в судебном порядке. При невозможности добиться погашения долга осуществляется списание безнадежной задолженности. Данная финансовая операция позволяет уменьшить прибыль, облагаемую налогами. В случае, когда срок давности дебиторки истек, производится ее списание в счет суммы резерва по долгам или за счет внереализационных затрат.

Заключение

В заключении можно отметить, что анализ и управление дебиторской задолженностью включает в себя грамотное проведение кредитной политики, подбор методов и использование современных финансовых инструментов для взыскания долгов.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В определенный момент средства от погашения дебиторской задолженности являются дополнительным источником дохода для кредитора.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28


Источник: http://lichnyjcredit.ru/dolgi/debit-kredit/metody-upravleniya-debitorskoj-zadolzhennostyu.html

Как правильно работать с дебиторской задолженностью

Сегодня в Беларуси современный бизнес часто требует особых отношений работы с партнерами, поскольку последние могут создавать серьезные риски для экономической безопасности бизнес-проектов. Работа с дебиторской задолженностью даёт возможность любому предприятию решать много задач, начиная с устранения лишних расходов и заканчивая сохранением прибыльности. В данной статье вы узнаете о методах и особенностях этой работы.

Дебиторская задолженность представляет собой общую сумму финансовых средств, которые юридическим или физическим лицам необходимо выплатить конкретной организации. Примерами такой задолженности могут быть ситуации, когда:

  • компания продала товар или услугу какому-нибудь физическому или юридическому лицу, но оплату пока не получила;
  • осуществляется предоплата за услуги или товары, т.е. организация внесла абонентскую плату за использование домена на полгода вперед, однако еще не воспользовалась данной услугой в полной мере.

Не редко предприятиям приходится продавать что-то с отсрочкой платежа и покупать продукцию по предоплате с отсрочкой поставки, что ведёт к возникновению дебиторской задолженности. Это обычная практика в бизнесе, поскольку продажа с отсрочкой платежа – это часто необходимый маркетинговый ход, отличный способ обогнать конкурентов, выйти на новый рынок. Как правило, подобные вещи есть практически в любой компании, поскольку без них очень сложно вести бизнес эффективно.

Правда грамотная работа по взысканию «дебиторки», ещё не стала обыденным явлением для белорусских предприятий. По сути она делится на следующие виды:

  • нормальная, когда соблюдается время исполнения обязательств между оказанием услуги и сроком расчета по договору;
  • просроченная, когда обязательства не были исполнены к оговоренной договором дате;
  • безнадежная, когда у одной из сторон договора отсутствует возможность исполнить своё обязательство.
Читайте так же:  Работа в полиции отзывы сотрудников

Дабы не оказаться во второй и третьей ситуациях и правильно запланировать сделку, нужно соблюдать нижеперечисленные советы. Работа с дебиторской задолженностью включает в себя несколько этапов.

1) Подготовительный, когда нужно проверить репутацию компании, юридического или физического лица, финансовое положение, платежеспособность, прежде чем заключать какие-либо договора и начинать сотрудничество.

2) Документальный, когда в первую очередь проходит подготовка договора и определяются его главные условия, к примеру, время исполнения обязательств, санкции за их неисполнение, рассрочки, скидки и прочее. Данный документ является главным инструментом сотрудничества. К несчастью, договоры между предприятиями часто являются формальными бумажками, которые не защищают ни одного из участников от произвола другого.

Дабы договор являлся залогом нормального сотрудничества, в нём необходимо прописать чёткие алгоритмы и инструкции действий контрагентов в различных обстоятельствах.

3) Контрольный этап. Ведётся проверка исполнения контрагентом сроков и объемов погашения долгов по договору. Можно еженедельно отслеживать процесс исполнения обязательств с помощью программного обеспечения. К счастью, на сегодняшний день разработаны компьютерные программы, которые формируют отчеты за пару секунд. Например, программа 1С.

4) Заключительный этап происходит, когда представители обеих сторон своевременно исполняют обязательства.

5) Взыскательный этап, который возникает, если одна из сторон нарушает условия договора. В качестве взысканий можно использовать штрафы и пени. В худшем случае придётся вести разбирательство в судебных органах. Система скидок для быстрой оплаты является отличным стимулом для дебитора, чтобы рассчитаться как можно раньше. К примеру, можно предоставить ему скидку в 5%, если оплата будет произведена не позднее 15 дней от даты подписания договора, хотя для этой операции даётся 40 дней.

Подведём краткий итог: в работе с дебиторской задолженностью важную роль играет отлаженная система организации и контроля. Грамотно устанавливайте правила и условия, а затем порядочно исполняйте их.

Источник: http://newsvo.ru/kak-pravilno-rabotat-s-debitorskoy-zadolzhennostyu.dhtm

Что такое дебиторская задолженность

Что такое дебиторская за должность?

Данная задолженность является частью компании, и подлежит проверки и состоянии ее финансовой организации «инвентаризации». То есть дебиторская задолженность это долг, который не вернули, за какую либо услугу.

Например компания «LUX» занимающаяся изготовлением стройматериалов, у них имеются некоторое количество должником (дебиторов). Фирмы не могут сразу расплатиться за товар. Стороны подписывают договор со всеми деталями погашения задолженности, сроками и т.д. В этом случае компания «LUX» пополняет свой бюджет без явного риска потери клиента и прибыли.

Источник: http://msksale.group/debitorskaya-zadoljennost/

Как работать с «дебиторкой» системно – 2 схемы

Какие есть варианты организации работы с «дебиторкой» с использованием процессного подхода.

Большинство менеджеров знают, какие именно инструменты для работы с дебиторской задолженностью нужно использовать. Но часто применяют их нерегулярно и несистемно, без создания необходимой базы данных. В результате это значительно снижает эффект работы с контрагентами, которые просрочили выплаты за товары или услуги.

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:

— до того как ДЗ образовалась;
— во время ее образования;
— до стадии, когда задолженность стала проблемной;
— после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

— разработать алгоритм действий;
— регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
— определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:

1) установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
2) измерение и контроль показателей;
3) корректировка хода процесса;
4) изменение процесса работы.

Целеполагание

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:
— доля проблемной ДЗ;
— количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.

Регламентирование процесса

В реальной ситуации некоторые части предложенной ниже схемы процессов работы с ДЗ могут являться частью других процессов, например, – заключения договора с клиентом или процесса отгрузки продукции.

Общее описание процесса «Управлять ДЗ»

Сокращения на схеме:

ДЗ – дебиторская задолженность.
НПДЗ – непросроченная дебиторская задолженность.
ПДЗ – просроченная дебиторская задолженность.
ДС – денежные средства.

Некоторые элементы и документы, использованные на схеме:

Задачами процесса являются:

1. управление ДЗ;
2. недопущение образования просроченной и невозвратной ДЗ;
3. формирование правил предоставления товарного кредита;
4. возврат просроченной ДЗ;
5. разработка мер по повышению качества работы с ДЗ и снижению финансовых рисков к минимуму.

Процесс состоит из семи подпроцессов. Они связаны между собой через входы и выходы, а также «взаимодействуют» с другими процессами компании.

Каждый такой подпроцесс требует декомпозиции, то есть определения конкретного механизма его реализации с указанием периодичности или инициирующих событий, правил выполнения, описания используемых методик (например, правила расчета кредитного рейтинга, определения максимальной суммы торгового кредита, размер скидки за досрочное погашение ДЗ и т.д.), владельцев и участников процессов и проч.

Перейдем к краткому рассмотрению каждого подпроцесса на схеме:

Читайте так же:  Чичановская отстранение от должности ректора

«Формировать условия сделки». Изменяются или разрабатываются условия работы с конкретным клиентом. Условия формируются с учетом общих правил работы, кредитного рейтинга, указаний по конкретному клиенту и т.д. Подпроцесс запускается в момент заключения, продления или изменения договора с клиентом.

«Выполнять условия сделки». Общий контроль работы с клиентом. В случае несоблюдения условий сделки с клиентом блокируются процессы отгрузки и выставления счетов данному клиенту (то есть отправляются указания в соответствующие процессы), предоставляется отчет в подпроцесс контроля для выработки предложений по изменению условий работы с клиентом.

Процесс осуществляется непрерывно, часто в автоматическом режиме, если это позволяет используемое программное обеспечение. Например, ежедневно обновляется (автоматически или вручную) информация о неиспользованном товарном кредите, исходя из максимального размера этого кредита, отгрузок клиенту и поступивших от него денежных средств, соответственно, также блокируются и отгрузки клиенту в случае нарушения правил предоставления торгового кредита.

«Работать с НПДЗ». Ряд операций (звонки и напоминания, предоставление льгот за своевременное погашение ДЗ и т.д.) по недопущению перехода ДЗ в разряд просроченной. В случае, если этого избежать не удалось, подготавливается отчет и инициируется следующий подпроцесс «Работать с ПДЗ». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно. Для осуществления данного подпроцесса, а также последующих и контроля их выполнения можно использоваться соответствующий электронный «журнал».

«Работать с ПДЗ». Ряд операций по возврату ДЗ в кратчайшие сроки и недопущению перехода процесса в исковую стадию. В случае, если этого избежать не удалось, готовиться отчет и пакет первичной документации, инициируется следующий подпроцесс «Осуществлять исковую деятельность». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно.

«Осуществлять исковую деятельность». Судебная деятельность, направленная на возврат ДЗ. В случае, если взыскать ДЗ через суд не удалось, подготавливается необходимая информация и инициируется следующий подпроцесс «Работать с невозвратной ДЗ». Процесс осуществляется по факту необходимости обращения в суд и далее в соответствии с установленными правилами.

«Работать с невозвратной ДЗ». Принятие решения о списание невозвратной ДЗ, возможной компенсации убытков, изменении правил работы с ДЗ, информирования клиентов и работников копании и т.д. Процесс осуществляется по мере необходимости.

Управляющий подпроцесс «Контролировать работу с ДЗ». В рамках данного подпроцесса осуществляется контроль за выполнением других подпроцессов, принимаются корректирующие меры, а также разрабатываются правила предоставления товарного кредита, ведется кредитный рейтинг, разрабатываются внутренние и внешние планы мероприятий по повышению качества работы с ДЗ, а также указания по изменению работы с конкретным клиентом. Подпроцесс осуществляется как непрерывно, так и по факту предоставления отчетов и наступления неблагоприятных событий.

Напомним, что каждый подпроцесс требует отдельной регламентации порядка, сроков и условия выполнения. Например, подпроцесс «Работать с НПДЗ» может выглядеть так:

Работа с непросроченной дебиторской задолженностью

ДС на схеме означает «денежные средства».

Также требуют регламентации и входы/выходы подпроцессов, то есть необходимо описание документов и баз данных, используемых в работе.

Два основных показателя для всего процесса были определены:

1. «Доля проблемной ДЗ»;
2. «Количество случаев нарушения правил работы с ДЗ».

Если требуется, необходимо также определить показатели для каждого подпроцесса. Например, для подпроцесса «Выполнять условия сделки» никаких дополнительных показателей, кроме оценки случаев отклонения от процесса (превышение торгового кредита и отпуск товара при наличии блокировки), может и не требоваться. А вот для подпроцесса «Осуществлять исковую деятельность» показателем может быть сумма возвращенных по суду денежных средств и взысканной пени.

Выполнение регламента и его автоматизация, улучшение процесса

Многие современные CRM-системы и системы управления предприятием содержат встроенные модули для поддержки процесса работы с ДЗ, но при необходимости вы вполне можете создать их самостоятельно средствами MS Office.

Например, в процессе работы с ДЗ и для формирования отчетов о такой работе может использоваться постоянно обновляемая электронная таблица (база данных) с полями:

— наименование клиента;
— номер договора;
— номер накладной и дата отгрузки товара (то есть учет ведется по отгрузкам, а не просто по клиенту);
— сумма отгрузки;
— сумма погашения ДЗ;
— плановая дата погашения ДЗ;
— результат обзвона до образования ПДЗ;
— плановая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— фактическая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— результата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— плановая дата выставления требования;
— фактическая дата выставления требования;
— плановая дата отправки письма-уведомления;
— фактическая дата отправки письма-уведомления;
— плановая дата начала подготовки иска;
— дата отправки предисковой претензии.

Таким образом, первая часть таблицы содержит информацию об отгрузке и оплате товара, а вторая – информацию о действиях ответственных работников по проработке ДЗ, сроках и результате этих действий. Важно, чтобы правила заполнения журнала были прописаны в регламентах процессов.

Если вернуться к показателям оценки процесса, то с помощью таблицы можно отслеживать факты нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от процесса). Такой «журнал», при условии его полноценного и адекватного заполнения, может стать источником большого количества разнообразной информации не только о конкретных действиях по работе с «дебиторкой», но и для оценки персонала, клиентов и конкретных методов работы.

Например, можно оценить после каких «воздействий» на клиента чаще всего происходит перечисление денежных средств, а какие «воздействия» – бесполезны.

Исходя из подобных оценок, а также информации о значениях показателей, получаемых из других источников (например, учетной системы предприятия), можно принимать решения об изменении регламентов, правил предоставления товарного кредита и т.д. А после внесения изменений оценивать их эффективность.

Таким образом нужно действовать постоянно, непрерывно улучшая процессы.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.logists.by/library/view/Kak-rabotat-s-debitorkoj-sistemno

Как работать с дебиторской задолженностью
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here